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Datenzugriff: Verweis auf die GDPdU allein reicht nicht aus

Wenn sich das Finanzamt zur Betriebsprüfung ankündigt, fordert es den Steuerpflichtigen zumeist auch auf, ihm Daten zu überlassen. Hierbei teilt es aber nicht mit, wo und wie lange die Daten gespeichert und genutzt werden sollen. Das Finanzgericht München (FG) musste nun entscheiden, ob das Finanzamt bei einer solchen Anforderung von Datenmaterial weitere Informationen geben muss oder ob der Verweis auf die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) ausreicht.

Geklagt hatte eine Rechtsanwaltspartnerschaftsgesellschaft, die ab dem Veranlagungszeitraum 2007 vom Finanzamt als Großbetrieb eingestuft worden war. Für die Veranlagungszeiträume 2012 bis 2014 erließ das Finanzamt eine Prüfungsanordnung und der Prüfer bat zu Beginn der Prüfung um die Überlassung eines Datenträgers nach GDPdU. Die Rechtsanwaltsgesellschaft erachtete die Prüfungsanordnung als rechtswidrig. Denn es fehle die Einschränkung, dass die Herausgabe der Daten nur

• zur Speicherung und Auswertung auf dem Rechner des Prüfers während der Prüfung in den Geschäftsräumen der Klägerin oder
• zur Mitnahme durch den Prüfer für die Speicherung und Auswertung auf einem Rechner in den Diensträumen des Finanzamts
• bis zum Abschluss des Besteuerungsverfahrens erfolgen werde.

In vorangegangenen Prüfungen sei auf die Vorlage eines Datenträgers verzichtet worden. Es sei lediglich eine Auswahl getroffen worden, für die die Rechtsanwaltsgesellschaft die mandatsbezogenen Daten dann anonymisiert habe.

Das FG gab der Klage statt: Die Aufforderung zur Datenträgerüberlassung zu Beginn der Betriebsprüfung ging  über die gesetzliche Befugnis des Finanzamts hinaus. Sind Unterlagen mittels eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, kann die Finanzbehörde bei einer Betriebsprüfung Einsicht nehmen und nach einem maschinell verwertbaren Datenträger verlangen. Hierbei geht es dem Gesetzgeber insbesondere um Buchungs- und besteuerungsrelevante Unterlagen. Eine Mitwirkung des Steuerpflichtigen kann aber nur verlangt werden, soweit sie notwendig, verhältnismäßig, erfüllbar und zumutbar ist. Den Datenträger zu Beginn der Außenprüfung zu verlangen, lässt nicht erkennen, wo Datenzugriff und Auswertung erfolgen sollen. Auch bleibt unklar, wo und wie lange die Daten gespeichert werden sollen. Ein Verweis auf die GDPdU allein reicht nicht aus.

(aus: Ausgabe 03/2019)